Les réunions sont des outils puissants et extrêmement pertinent au travail. Elles permettent l’échange, la coopération et la prise de décision. Les réunions sont essentielles au monde du travail, elles contribuent au bon fonctionnement de l’entreprise en favorisant une dynamique collective
Mais mal utilisés elles peuvent produire des effets complètement délétères : perte de temps, perte de sens, anti-productive, inutilité, stress, fatigue, énervement, anxiété.
Table
La réunion est un espace fondamental, c’est le noyau de la vie en entreprise, c’est là que s’organise le travail, c’est dans cet espace que se construit une équipe, à travers un travail de coopération et d’échanges.
Réunir des personnes ensemble, dans un même lieu, ne fait pas forcément une équipe, pour faire une équipe, c’est de construire un véritable outil à penser.
Les réunions improductives sont le choix conscient ou inconscient de l’entreprise.
⛳ Indicateurs d’alerte de la pertinence de vos réunions
- la non-participation est un indicateur de la qualité,
- si vous devez imposer la présence,
- les présents ne s’expriment pas ou plus,
- le temps total passé par semaine en réunion,
- l’absence de décision à l’issue de la réunion.
- un manager incapable de prendre des décisions a tendance à multiplier les réunions pour se rassurer,
- les réunions servent comme un moyen de compenser leur incapacité à gérer et à diriger efficacement,
- le manque d’organisation peut entraîner une multiplication des réunions,
- les objectifs ne sont pas clairement définis,
- les mêmes sujets sont abordés à plusieurs reprises dans plusieurs réunions,
- si les réunions servent à contrôler les salariés,
- certaines cultures d’entreprise privilégient des réunions fréquentes, pensant que ça contribue à la communication et à l’engagement des salariés,
- le sujet abordé est improvisé, trop de participants conviés, temps mal calibrés,
- une grande variété de sujets pour une même réunion,
- l’absence d’animation : ton monocorde, discours inaudible, vocabulaire incompréhensible, nombreuses interventions, non gestion des prises de parole, débats interminables…
👨 Indicateurs de participations
La non-qualité de réunion fait émerger les mauvaises participations : les salariés sceptiques qui doutent du début à la fin, ceux qui font que parler d’autres choses toute la réunion, les salariés qui ne disent rien totalement désinvestis et pleins d’excellentes idées, le trieur de mails, présents mais absents, celui qui est toujours d’accord et ceux qui ne respectent pas l’horaire de début ou de fin de réunion.
A partir de ces indicateurs, assurez-vous que les points suivants sont appliqués :
1/. L’ordre du jour :
Avant toute réunion, toujours réfléchir à l’intérêt de chaque réunion. Un cadrage clair doit être défini, il faut afficher la raison pour laquelle on convoque les salariés. Les personnes convoquées savent pourquoi elles sont conviées à assister. Il faut donner du sens et de la pertinence aux réunions.
Un objectif clairement défini, permet à l’animateur de mieux appréhender le sujet et l’orientation qu’il souhaite donner à la réunion de travail et comment l’animer.
2/. La préparation de la réunion :
Elle est importante et elle garantit l’efficacité de la réunion, il faut définir le contenu utile et nécessaire au travail.
Au moins 30 % du temps doit être consacré à la réalisation des objectifs de la réunion
S’assurer que le temps passé en réunion ne participe pas à de la « surcharge » de travail pour les participants, pour cela convoquer uniquement les personnes indispensables, ce qui facilitera le déroulé de la réunion.
La réunion de travail s’impose quand un besoin d’échanges se fait ressentir, lorsqu’une dynamique de groupe est requise.
3/. La fréquence des réunions :
C’est l’un des paramètres essentiels, afin de ne pas tomber dans le surnombre, il faut que la réunion soit nécessaire.
L’excès du nombre de réunions perturbent l’organisation de l’entreprise.
ATTENTION à la réunionnite
+ d’1 salarié sur 4 a déclaré assister à + de 20 réunions par semaine.
26 % déclarent assister à 10 à 19 réunions par semaine.
Les cadres passent en moyenne 27 jours par an, selon l’ étude de Barco et Circle Research de 2019
Les cadres participeraient en moyenne à 10 réunions par semaine.
1 réunion sur 2 est inutile
4/. La gestion du temps :
60 % des salariés présents en réunion disent qu’elles devraient être plus courte,
Les données montrent qu’une réunion dure en moyenne 48 minutes.
21 minutes = la parfaite longueur pour un réunion
44 % du temps passé en vaut la peine –
Avoir des outils permettant de programmer le « juste » temps
Selon l’étude de Wisembly et l’Ifop, l’attention disparaît au bout de 52 minutes, le temps moyen varie entre 54 minutes et 1h26.
Choisir un créneau horaire adapté, permettant aux participants de participer du début à la fin
Aller à l’essentiel ! être court, précis et concis.
Le temps passé en réunion ne doit pas servir à justifier un salaire, un temps de travail, un travail à certains, ce ne doit pas être de « l’occupationnel ». Pour justifier le travail d’une personne, on en mobilise 10 !
5/. L’animation :
En fonction du type de réunion et des participants, il faut adopter le style d’animation qui permet les échanges (vocabulaire, débit de parole, moment formel ou non, présentation illustrée, )
L’animation prend en compte la maîtrise des techniques et la capacité à la gestion des prises de parole et encourager l’écoute, les échanges constructifs.
L’intérêt d’une réunion se sont les échanges, il faut donc les favoriser, permettre les prises de parole et la dynamique de la réunion
L’animation sera différente en fonction du type de réunion, du contenu de la réunion :
- la réunion de service : elle sert à faire le point en équipe sur les projets en cours, elle doit favoriser la participation, les échanges entre les participants ; Présenter les chiffres du mois n’a aucun intérêt en réunion, par contre la discussion sur les chiffres du mois, si , les actions à mettre pour atteindre les chiffres du mois est important, tout le monde doit participer, tous les participants doivent être concernés par le sujet traité
- la réunion d’information, seulement si elle est nécessaire : la direction doit communiquer sur des informations essentielles pour la vie du service : nouvelle organisation, changement d’orientation, Plan économique, rachat… Avant de l’organiser, voir si les informations peuvent être transmises autrement, par mail par exemple. Pour transmettre une information, la réunion n’a aucun intérêt, on perd tous notre temps, un mail d’information suffit;
- la réunion de résolution de problème : l’objectif est de débloquer le problème, la prise de décisions est essentielle ;
- le brainstorming: réunion dynamique, participative, créative, l’objectif est d’être productif sur une thématique en groupe.
- accepter les débats, les discussions constructives afin de trouver un consensus
Réduire l’utilisation de supports visuels : illustrations claires, lisibles et surtout visibles par tous, à tous les endroits de la salle.
6/. La prise de décision concrète et le suivi :
Seulement 1 réunion / 4 aboutit à une prise de décision
L’animateur peut s’aider d’outil décisionnel, dans tous les cas il faut s’assurer que la décision est prise de manière équitable et objective. La méthode de prise de décision doit être défini à l’avance à tous les participants.
L’animateur établit un outil qui lui permet d’assurer le suivi et la communication de la décision.
Quelles évolutions possibles ?
Après tout ça, les personnes sont attachées aux réunions dans les entreprises. Elles préfèrent des espaces de réunions informels, des réunions spontanées.
82 % des personnes déclarant que chaque bureau devrait disposer d’au moins un espace de réunion.
72 % des travailleurs ont déclaré que les espaces de réunions encourageaient la productivité, la créativité.
Des réunions qui ne prendraient pas en compte les points de cet article, deviennent improductives, pire elles désorganisent le travail, participent à exposer les personnes aux risques liés aux facteurs psychosociaux.
La réunion s’impose lorsqu’il doit y avoir des débats, des échanges, une prise de décisions, quand l’objectif visé nécessite un travail de groupe.
Les actions immédiates
Vous avez toutes les clés pour agir :
👉 supprimer toutes les réunions inutiles, lesquelles ? toutes celles qui ne répondent à aucun réel objectif ;
👉 limiter la durée des échanges, Passer de 3h à 1h, on cible, on va à l’essentiel, l’impact sera meilleur ;
👉 redéfinir les priorités, sollicités les contributions ;
👉 faire de vrais espaces d’échange.
Les réunions sont au service du travail, ce sont des temps d’échange collaboratif, c’est un outil de coopération et de délibération.
