Reprendre le contrôle de son temps : un impératif pour la productivité et la santé mentale
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Dans un monde où tout va toujours plus vite, où les notifications ne cessent de nous distraire, reprendre le contrôle sur son temps est devenu une nécessité, pour améliorer sa productivité, mais aussi pour préserver sa santé mentale.
Bien gérer son temps n’est pas une compétence innée. C’est une pratique qui s’apprend, et tout le monde, quel que soit son poste ou son domaine d’activité, est concerné.
Les salariés ne sont pas le problème
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce ne sont pas les salariés qui ont des problèmes de gestion du temps ou d’organisation.
Plusieurs études montrent que l’organisation de travail, l’environnent sont les principaux coupables.
La surcharge d’informations, les interruptions fréquentes, la charge cognitive et les conditions de travail jouent un rôle central dans la perte de concentration chez les employés (BioMed Central).
Le problème n’est donc pas un manque d’organisation individuel, mais plutôt des conditions de travail qui entravent la capacité des salariés à se concentrer et à accomplir leurs tâches efficacement.
Donc s’il vous plaît, arrêter de dépenser votre argent dans des formations « gestion du temps » à 150€ de l’heure.
Ces formations n’abordent pas le côté cognitif, culpabilisent les salariés, n’abordent pas l’amélioration de l’environnement du travail, ni la capacité à se concentrer sur une tâche pendant un temps prolongé sans être interrompu, ni l’organisation du travail…
En France il y a une course au présentéisme, ces formations le valorisent implicitement, l’idée que plus un salarié est visible et passe de temps au travail, plus il est productif. Or, la recherche montre que ce n’est pas la durée mais bien l’efficacité qui compte (BioMed Central).
Productivité vs horaires
Traditionnellement, production et productivité sont souvent associés aux heures de travail passées.
En France, le présentéisme est valorisé : le fait d’être vu au travail est souvent perçu comme une preuve d’engagement. Pourtant, ce modèle est dépassé !
Ce qu’il faut vraiment valoriser ce sont les résultats obtenus, et non le temps passé à travailler.
Être productif ne signifie pas travailler plus, mais mieux.
C’est accomplir des tâches de qualité en un minimum de temps.
Les interruptions non planifiées, notamment les appels ou les notifications, réduisent, non seulement l’efficacité mais augmentent également la durée nécessaire pour réaliser une tâche (SpringerLink).
La concentration
Aujourd’hui, la concentration est devenue un enjeu majeur.
Entre les écrans omniprésents et l’instantanéité d’Internet, les salariés ont de plus en plus de mal à rester concentrés.
Les écrans, et notamment le scrolling incessant sur les réseaux sociaux, fonctionnent comme des shots de Dopamine, qui procurent un plaisir immédiat mais nuisent à la capacité de concentration sur le long terme (Eightify – AI YouTube Video Summarizer).
Ce comportement crée un cercle vicieux : plus on se laisse distraire, plus il devient difficile de se concentrer sur des tâches complexes, favorisant ainsi la procrastination.
Il devient alors essentiel de réapprendre à se concentrer, de manière progressive, en réduisant les distractions numériques et en créant des plages de travail sans interruption.
En ergonomie, on étudie l’impact des interruptions et des changements de tâches car ils ont un impact significatif sur la productivité des employés.
Les études montrent que les interruptions, même brèves, augmentent le temps nécessaire pour revenir à la tâche initiale, affectant à la fois la performance cognitive et la santé des travailleurs (BioMed Central).
En outre, les interruptions provenant des communications numériques, telles que les emails ou les notifications instantanées, contribuent à une surcharge d’informations et augmentent le stress lié au travail.
Une étude menée par « Current Psychology » révèle que le multitâche et les interruptions, notamment dans les environnements de travail à haute charge cognitive, entraînent une baisse significative de la performance en raison de la difficulté à filtrer les stimuli non pertinents(SpringerLink).
Ces interruptions affectent également la « réinitialisation cognitive », c’est-à-dire le processus mental nécessaire pour revenir à l’état de concentration initial (SpringerLink). Généralement, il faut 20 mn pour se concentrer pleinement dans une tâche, une simple notification (même si on ne l’ouvre pas) demandera 20 mn pour revenir à l’état initiale de concentration.
L’ergonomie cognitive met en lumière l’importance de réduire les interruptions dans les environnements de travail pour maintenir une productivité élevée et protéger la santé mentale des employés.
Redéfinir les urgences et savoir dire non
La gestion du temps ne se limite pas à des outils ou des méthodes comme les calendriers partagés ou les applications de productivité. Elle repose également sur la capacité à dire « non » aux interruptions inutiles, aux demandes non prioritaires.
Par exemple : dans les systèmes de triage médical, seulement environ 30 % des patients nécessitent un besoin de soins d’urgence. En somme, bien que de nombreux appels puissent être perçus comme urgents, le besoin réel d’une attention immédiate est souvent beaucoup plus faible que ce que l’on pourrait penser.
Trop souvent, nous nous laissons piéger par l’illusion de la productivité, en nous interrompant pour répondre à des sollicitations sans réelle importance.
Les salariés qui apprennent à dire « stop » et à prioriser leurs tâches peuvent améliorer significativement leur concentration et leur productivité (Eightify – AI YouTube Video Summarizer). Il est crucial de redéfinir ce qui est vraiment urgent, de remettre les priorités à leur place, et de se donner des moments de pause pour mieux repartir.
Interruptions de tâches
Les interruptions de tâches au travail sont une source majeure de perte de productivité et de stress pour les salariés. Selon une perspective ergonomique, elles perturbent la concentration, augmentent le temps nécessaire pour se réadapter à la tâche initiale et peuvent conduire à des erreurs.
Les interruptions peuvent venir : des collègues, des notifications (mails, sms, réseaux, teams…) ou des réunions impromptues.
Pour y remédier, il suffit de définir un cadre, mettre en place une gestion des notifications (ex. désactiver celles non prioritaires), l’établissement de plages de travail sans interruption, et la création d’espaces dédiés aux tâches complexes, des règles de respect des moments de concentration sont essentielles pour minimiser ces interruptions.
L’utilisation de timers, des outils de planification, d’éloigner les sources de distraction de son poste de travail, permet également de prioriser les tâches et de structurer la journée, tout en réduisant l’impact des interruptions non planifiées.
La procrastination
La procrastination est souvent le résultat d’une surcharge cognitive ou d’une difficulté à se concentrer.
Lorsqu’une tâche semble difficile ou demande une concentration intense, on a tendance à reporter l’échéance ou à se laisser distraire par des tâches plus simples mais moins productives.
Ce comportement est renforcé par la dopamine, une molécule du plaisir, libérée à chaque fois que l’on consulte un écran. Cependant, cette stimulation constante réduit notre capacité à affronter des tâches exigeantes.
Pour sortir de ce cycle, il est nécessaire d’apprendre à mieux gérer son temps et ses priorités, mais aussi à prendre des pauses régulières pour reposer l’esprit. En effet, le repos est une composante essentielle de la productivité.
Le « repos » peut prendre différentes formes : marcher, changer de tâches, lire, créer, réfléchir, ne rien faire…
Compétence en gestion du temps
Gérer son temps ne signifie pas simplement adopter des outils de planification. Cela implique aussi de fixer des objectifs clairs, alignés avec ses valeurs et son travail. L’homme fonctionne par objectif, et c’est ce qui lui permet d’avancer efficacement.
Que ce soit pour une journée ou pour un projet à long terme, des objectifs bien définis aident à structurer le travail et à mieux prioriser (BioMed Central).
En revanche, sans objectifs clairs, il est facile de se perdre dans des tâches sans importance, ce qui nuit à la productivité.
Mettre l’accent sur la qualité du travail attendue à son importance.
Reprendre le contrôle sur les outils
Il est essentiel de rappeler que les outils technologiques, bien que créés pour faciliter notre travail, sont souvent à l’origine de nombreuses distractions.
L’homme, asservi par ces outils, doit reprendre le contrôle. Cela passe par une utilisation plus consciente des technologies, en limitant les notifications ou en déconnectant lorsque cela est nécessaire.
Reprendre le contrôle de son temps, c’est aussi reprendre le contrôle de ses outils, en les utilisant pour augmenter sa productivité, et non pour la saboter(SpringerLink)(Eightify – AI YouTube Video Summarizer).
Bien que la productivité des salariés français est historiquement parmi les plus élevées au monde, elle est aujourd’hui en perte de vitesse par rapport à d’autres grandes économies mondiale.
En effet, la France a longtemps été reconnue pour sa productivité horaire élevée, notamment entre 1986 et 2004, où elle dominait les classements des pays de l’OCDE. Cependant, depuis 2020, la productivité a diminué de 6,4 % par salarié.
Reprendre le contrôle de son temps est plus qu’une question de productivité : c’est une nécessité pour retrouver un équilibre entre efficacité et santé.
Je vous rappelle que le temps est un des facteurs à l’origine des risques psychosociaux.
Il ne s’agit pas simplement d’adopter des outils ou des méthodes de gestion du temps, mais d’organiser le travail, de fixer un cadre, d’avoir un environnement de travail limitant les interruptions tout en réapprenant à se concentrer, à prioriser les tâches, et à dire non.
En valorisant les résultats plutôt que le temps passé au travail, chacun peut améliorer sa productivité tout en préservant sa santé mentale.
