Dans un contexte où la sécurité en entreprise est de plus en plus réglementée et surveillée, le recours à des prestataires externes pour assurer la formation, le coaching, les diagnostics ou la mise en place de démarches en sécurité est devenu fréquent.
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Pourtant, toutes les offres ne se valent pas, et il est crucial de savoir comment bien choisir un prestataire certifié, en accord avec vos besoins et les exigences réglementaires.
Trouver des prestataires qui respectent ces normes et sont à jour sur les réglementations est un défi, surtout pour des structures qui ne possèdent pas une expertise interne approfondie en la matière.
1. Définir clairement vos besoins
Avant toute chose, il est impératif de définir vos besoins de manière précise.
Pourquoi vous avez besoin d’un prestataire ? quel objectif ? qui va bénéficier de la prestation ? quels résultats vous attendez ?
Selon la nature de votre entreprise et de vos activités, vos besoins peuvent concerner des prestations spécifiques, telles que :
- Formations : Destinées à sensibiliser et former les salariés sur les thématiques, les méthodologies sécurité et prévention.
- Coaching : Pour accompagner le développement de compétences et piloter des projets spécifiques.
- Diagnostics : Des évaluations pour identifier les forces et faiblesses de l’entreprise, que ce soit sur le plan global ou spécifique : la conformité réglementaire, des risques liés aux facteurs psychosociaux, ou des conditions de travail…
- Mise en place de démarches : Ces démarches peuvent inclure la démarche de prévention des risques professionnels (Document Unique, par exemple) ou la mise en conformité avec les normes en vigueur.
- …
Une fois les besoins identifiés, il est essentiel de s’assurer que ces prestations répondent à des enjeux précis de votre entreprise et qu’elles sont conformes aux obligations légales.
2. Choisir un prestataire
Après avoir défini vos besoins, il va s’agir de chercher un prestataire capable de réaliser la prestation.
En fonction du type de prestation il faut choisir le type de prestation qui répond le mieux à l’objectif que vous visez.
L’étude des besoins doit permettre de définir l’objectif n°1 visé. Cette étude doit vous permettre d’acheter la prestation la plus inadaptée.
S’assurer que le prestataire dispose des compétences !
Je vois tellement d’organisme de formation, qui proposent et vendent des prestations alors qu’ils n’ont même pas de formateurs sur la thématique. Ils cherchent désespérément des formateurs indépendants sur les réseaux sociaux pour répondre à la prestation (sans évaluer la qualité de la prestation du formateur).
Tous les prestataires ne se valent pas. Certaines entreprises ont des difficultés à évaluer la compétence des prestataires, notamment en raison d’un manque de transparence sur les certifications, les qualifications des formateurs, les expériences.
Certains prestataires proposent des formations « génériques » qui ne répondent finalement à aucun besoin spécifique de l’entreprise, ce qui entraîne une dépense économique, un investissement des salariés participants sans aucun retour pour l’entreprise.
Il est essentiel de discuter avec le prestataire, il doit analyser vos besoins et proposer une prestation spécifiques à vos attentes. Dans cet article, vous retrouvez « l’analyse de la demande » et un ebook gratuit est à votre disposition.
On n’achète pas une formation, qui ne répond à aucun des besoins « réels » de l’entreprise.
Pour garantir la qualité de la prestation, choisissait celle qui répond le mieux à votre besoin, qui justifie d’expérience (en nombre, en entreprise de votre secteur d’activité, sur le type de prestation vendue). Les prestations certifiées et habilitées ne garantissent pas toujours une prestation de qualité.
Avant de choisir prenez le temps de choisir, d’étudier les propositions et le contenu des programmes.
3. L’achat de la prestation
Assurez-vous que la prestation intègre bien votre besoin dans le contenu.
Que la formation concerne l’utilisation de nouveaux équipements, des procédures de travail ou des compétences spécifiques, le cahier des charges doit détailler les exigences attendues.
Pour rappel, les formations doivent se conformer aux exigences de l‘ISO 45001 et aux articles L.4141-2 du Code du travail concernant la formation à la sécurité.
Le cahier des charges doit inclure :
- La spécification des contenus de la prestation : intégration de vos besoins et des moyens pour y répondre
- Les compétences des prestataires : exiger des prestataires expérimentés et qualifiés.
- Les modalités d’évaluation de l’atteinte des objectifs : mise en place d’évaluation justifiant que l’objectif est atteint, mesures de résultats.
4. Analyser le contenu des prestations et suivre le déroulement
Acheter une prestation ne se limite pas à signer un contrat. Il est essentiel de bien analyser le contenu exact des prestations avant de s’engager.
Par exemple :
Pour une formation, demandez un programme détaillé, les supports utilisés, ainsi que la durée et la forme de l’évaluation des compétences.
Pour un diagnostic sur les RPS (Risques liés aux facteurs psychosociaux), demandez toutes les étapes de l’accompagnement, les outils utilisés, la communication, les moyens, quand est-ce que l’accompagnement prend fin
Pour les démarches plus longues, telles que le coaching ou la mise en place de processus de sécurité, demandez un suivi régulier.
Le prestataire doit rendre compte des actions entreprises et des résultats obtenus. Cela vous permet de vérifier que l’intervention est conforme à vos attentes et aux obligations légales.
N’hésitez pas à vous rendre sur le terrain lorsque le prestataire intervient. Cela permet non seulement de vérifier la qualité des prestations, mais aussi de vous assurer que les salariés sont impliqués.
Une fois que vous avez déterminé vos besoins et identifié des prestataires pouvant potentiellement y répondre, il est essentiel d’analyser la qualité des prestations proposées.
Voici quelques exemples de critères à vérifier :
- Expérience et références : Le prestataire a-t-il déjà travaillé avec des entreprises de votre secteur ? Ses références sont-elles pertinentes par rapport à vos besoins ?
- Méthodologie : Pour une formation, comment sont structurés les modules ? Quelle est la part de théorie et de pratique ? Pour un diagnostic ou l’élaboration du DUERP, quelle est la méthode employée pour identifier les dangers, les risques et mettre en place des actions de prévention ? Les outils proposés sont -ils en libreoffice ?
- Compétences des formateurs : Ont-ils une expérience réelle dans le domaine concerné ?
- Suivi post-formation : Le prestataire propose-t-il un suivi ou des actualisations régulières, notamment pour le DUERP, qui doit être révisé chaque année ? Le prestataire est-il disponible à répondre aux questions (durant la prestation ? Après la prestation) ?
5. Coût et retour sur investissement
Certaines entreprises hésitent à investir dans des prestations à cause de leurs coûts « élevés » ou elles sont tentées de choisir les moins chères.
Cependant, choisir un prestataire uniquement sur des critères financiers peut entraîner des formations inefficaces, voire dangereuses, avec un retour sur investissement médiocre, sans impact réel sur la sécurité des travailleurs ou même des diagnostics qui vont soulever des problèmes, émettre des solutions « banales », incomplètes, génériques et il n’y aura plus personne quand il faudra résoudre les problèmes.
6. Réalisation de la prestation
Même si les meilleures formations sont un complément aux actions de prévention, elles ne sont pas une solution miraculeuse. Il faut s’en emparer, appliquer les acquis, travailler, déployer les sujets.
Il faut comprendre qu’elles ne sont qu’un des éléments de la prévention des risques en entreprise. En effet, selon les 9 principes généraux de prévention, la formation ne vient qu’en dernier lieu, elles sont en complément des autres actions de prévention.
Tous les prestataires ne se valent pas en termes de compétence et d’expérience.
Même si un prestataire est certifié, cela ne signifie pas nécessairement qu’il est le plus adapté à vos besoins spécifiques. Prenez le temps d’examiner :
- Leurs références : A-t-il déjà travaillé pour des entreprises de votre secteur d’activité ? Les problématiques traitées sont-elles similaires aux vôtres ?
- Les qualifications des intervenants : Sont-ils eux-mêmes certifiés ou accrédités ? Ont-ils des compétences pédagogiques reconnues pour les formations ?
- Leur méthodologie : Comment se déroule un diagnostic ? Quelles sont les étapes d’un coaching ? Les outils utilisés sont-ils à jour et pertinents ?
Par ailleurs, un prestataire qui a déjà accompagné des entreprises de taille et de structure semblables à la vôtre aura plus de chances de bien comprendre vos enjeux et de proposer des solutions adaptées.
Allez voir ce que vous achetez, arrêtez de payer sans vérifier.
7. Suivi et mise à jour
Rares sont les prestataires qui offrent un suivi efficace post-formation, post-diagnositc, post-coaching permettant de répondre aux questions, d’accompagner et d’actualiser les compétences.
Enfin, le domaine de la sécurité en entreprise est en constante évolution. Les réglementations, les normes, ainsi que les techniques et outils de prévention des risques évoluent régulièrement. Il est donc important de choisir un prestataire qui reste à jour sur ces évolutions et qui adapte ses prestations en conséquence.
Un bon prestataire doit être en mesure de vous informer des nouvelles obligations réglementaires ou des meilleures pratiques à adopter dans votre secteur.
Il est primordial de suivre la mise en œuvre des actions de prévention.
Pour le DUERP, par exemple, il ne suffit pas de rédiger un document et de le classer dans un tiroir. Il doit être mis à jour régulièrement, et des actions concrètes doivent être prises pour réduire les risques identifiés.
En conclusion, acheter une prestation en entreprise demande un travail d’analyse rigoureux.
Il ne suffit pas de choisir une offre au meilleur prix.
Il faut identifier précisément vos besoins, sélectionner un prestataire expérimenté, et suivre de près l’exécution des prestations.
En procédant ainsi, vous vous assurez non seulement de respecter vos obligations légales, et surtout de faire progresser votre entreprise soit par l’intervention d’expert, soit par de la montée en compétence
